Eksperten: Slik unngår du feil i emballasjerapporteringen

Hva er en vederlagskontroll?

– I dag betegner vi det som en gjennomgang av emballasjerapportering. Når et medlem blir valgt ut, betyr ikke det at de har gjort noe feil. En gjennomgang betyr ikke nødvendigvis avvik, men handler like mye om å forstå deres rutiner. Ofte lærer vi også noe vi kan ta med oss videre. En del blir også valgt ut fordi vi ser avvik, for eksempel mellom importdataene eller fra tidligere rapportering.

Hvordan gjennomføres gjennomgangene?

– Når et medlem velges ut, får de en standard e-post med en del oppfølgingspunkter og faste spørsmål som de skal svare på. Dette er for at både vi og de er godt forberedt i forkant av selve gjennomgangen. Vi spør for eksempel om hvordan emballasjemengdene er beregnet i en gitt tidsperiode, hva som er datagrunnlaget og i tillegg ønsker vi å se bilder av noe av emballasjen de rapporterer. Det er for å se om de har forstått varelinjene riktig. Vi kan også be om kundeporteføljen for å forstå grunnlaget for fordelingen mellom husholdning- og næringslivsemballasje.

Selve gjennomgangen foregår i et møte, enten fysisk eller digitalt.

Hvorfor er kontrollene viktig?

– Tallene som rapporteres er viktig grunnlag når emballasjevederlagene skal fastsettes. Hvis rapporterte emballasjemengder ikke stemmer med emballasjen som faktisk samles inn og materialgjenvinnes, kan både satsene og gjenvinningstallene bli feil.

Dataene inngår også i produsentansvarsrapporteringen til myndighetene.

Gjennomgangene gir oss samtidig viktig innsikt i hvordan regelverket forstås og praktiseres hos medlemmene. Store avvik er ofte et signal om at noen har misforstått regelverket.

Hvem blir valgt ut til gjennomgang?

– Det er en kombinasjon av tilfeldig utvalg og analyser. Vi ser gjerne på om det er noen avvik, for eksempel om det er rapportert veldig annerledes enn forrige gang. I tillegg har vi tilgang på importdata fra Tolletaten, som gjør det mulig å finne avvik i emballasjetyper. Vi fokuserer mest på medlemmer som rapporterer store mengder emballasje, men gjennomfører også gjennomganger hos mindre medlemmer.

Er det noen feil som går igjen?

– Ja, det er mange som ikke har kontroll på hvilken rolle de har. Regelverket er komplisert, og å beregne datagrunnlaget kan være vanskelig. I tillegg ser vi at enkelte tolker regelverket veldig ulikt, noe som gir utslag når det er nye rapporteringsansvarlige i bedriftene.

Er det enkelte emballasjetyper som oftere rapporteres feil enn andre?

– Ja, det er en utfordring med bølgepapp og emballasjekartong. Mange synes nok det ser likt ut, at en eske er en eske. Men rapporteringsreglene våre skiller på materialtype, og derfor skal en eske i bølgepapp rapporteres på en annen varelinje enn en eske av emballasjekartong.

Les mer om dette her.

Vi ser også at noen synes skille mellom næring og husholdning er vanskelig. Det kan skyldes at de som rapporterer ikke ser hele verdikjeden og hvor emballasjen blir til avfall, og da trenger de hjelp til å forstå om de har rapportert på riktig varelinje.

Andre utfordringer du opplever?

– Det er generelt stor mangel på emballasjedata, spesielt for importert emballasje. Det håper vi blir bedre med den nye emballasjeforordningen (PPWR) som stiller strengere krav til dokumentasjon.

Riktig datagrunnlag kan også være kostnadseffektivt. Bruker du gammelt datagrunnlag på en emballasje som for eksempel har blitt tynnere eller lettere, så risikerer du å rapportere for store mengder og dermed betale mer vederlag enn nødvendig.

Hva skjer hvis det oppdages feil i rapporteringen?

– Oppdager vi feil, må vi korrigere dem. I avtalen står det at vi har tre års tilbakevirkende kraft. Vi prøver imidlertid å gjøre dette på en så fornuftig måte som mulig, og finne gode løsninger for alle parter. Samtidig opplever vi at de aller fleste ønsker å rette opp i eventuelle feil som er gjort.

Hvordan reagerer medlemmer når vi finner feil?

– Norske bedrifter er veldig samfunnspliktige, og ønsker å gjøre rett. De fleste rapporterer ikke feil med vilje, og mange blir takknemlige når vi gjør dem oppmerksomme på avvik.

Gjennomgangen handler om veiledning og kvalitetssikring, ikke om å ta medlemmer som gjør feil.

Det skjer også at vi finner avvik som kommer bedriftene tilgode. Vi har blant annet funnet tilfeller der medlemsbedriften rett og slett har tastet inn en null for mye.

Hva er det rapporteringsansvarlige oftest synes er vanskelig?

– Mange synes det er vanskelig å koble datagrunnlaget til emballasjen, og de ulike varelinjene. En del har utfordringer med å få inn riktig data fra sine emballasjeleverandører. I tillegg er det mange som opplever regelverket som komplisert, og at det oftere kommer endringer fra myndighetene.

Rapporteringskravene fra myndigheten vil bare øke i fremtiden, noe som gjør at rapporteringen til Grønt Punkt Norge også vil endre seg og bli mer omfattende. Derfor er det viktig å følge med på våre nyhetsbrev og nettsider for å holde seg oppdatert.

Og er du i tvil eller forvirret? Ta kontakt med oss. Det er bedre å få veiledning enn å gjøre feil og bli etterkorrigert.

Vil PPWR gjøre enklere eller vanskeligere?

– Det kan gå begge veier. Det kommer strengere krav til dokumentasjon, noe som vil gi virksomhetene bedre datagrunnlag. Det kan gjøre selve rapporteringen enklere og mer presis. Samtidig kan endringer i roller og ansvar gjøre overgangen krevende for mange.

Har du tre råd til en rapporteringsansvarlig?

1. Gå gjennom rapporteringsreglene våre nøye. Lag en intern prosedyre som alle i bedriften kan lese. Det gjør det mindre sårbart hvis noen bytter jobb.

2. Sørg for riktig datagrunnlag fra leverandør. Noen gram her og der kan bety mye og spare bedriften for penger.

3. Ta kontakt hvis du er forvirret.

Et råd til bedrifter som blir valgt ut til gjennomgang?

– Hvis du får en e-post om at du er valgt ut til gjennomgang, er det ingenting å frykte. Se på det som en mulighet og ikke som en kontrollarena. Bruk anledningen til å gå gjennom emballasjen, beregningsrutiner og rapporteringen sammen med oss.